Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

ENCAS ist ein Handelsname von Lifecycle Innovations Limited, Hongkong (Companies Registry Nr. 76545088), Unit 4005, 40/F, Singga Commercial Centre, 144-151 Connaught Road West, Sai Ying Pun, Hongkong. Fragen zum Datenschutz: [email protected]. Für Konten und technische Protokolle auf dieser Website ist ENCAS der Verantwortliche.

2. Welche Daten verarbeiten wir?

• Konto- und Authentifizierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Sitzungen und Sicherheitsereignisse (wie Anmeldeversuche), wenn Sie ein Konto anlegen oder sich anmelden.
• Technische Serverprotokolle: IP-Adresse, Browser- oder Gerätetyp, abgerufene Seiten und Zeitstempel, automatisch verarbeitet, um die Website bereitzustellen und abzusichern.

Wir setzen keine Marketing- oder Tracking-Cookies ein und betreiben keine Analysetools. Der einzige Cookie-Einsatz ist funktional: die Sicherung Ihrer Sitzung nach der Anmeldung.

3. Zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage?

• Konten und Zugang: Anlegen und Absichern Ihres Kontos (Grundlage: Vertragserfüllung bzw. Ihre Einwilligung bei der Registrierung).
• Verfügbarkeit und Sicherheit der Website: technische Protokolle (Grundlage: berechtigtes Interesse — eine sichere und stabile Website).

4. Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

• Cloudflare — Hosting und Auslieferung dieser Website, einschließlich technischer Protokolldaten für Sicherheit und Verfügbarkeit.
• Clerk — Authentifizierung: Kontodaten, Sitzungen und Sicherheitsereignisse, ausschließlich für die Anmeldung.

Mit diesen Parteien wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen oder werden geschlossen, bevor sie Daten verarbeiten. Neue Auftragsverarbeiter nehmen wir in diese Liste auf.

5. Speicherdauer

Kontodaten bewahren wir auf, solange Ihr Konto besteht, danach nur, soweit gesetzlich verpflichtet. Technische Protokolle bewahren wir nicht länger auf als für Sicherheit und Stabilität erforderlich. Die vollständige Fallakte bewahren wir 5 Jahre nach Abschluss auf. Danach kürzen wir sie auf die Finanzunterlagen, die wir bis zum 7. Jahr aufbewahren (EU-Archiv). Aufzeichnungen und Transkripte ereignisloser Gespräche löschen wir nach 3 Monaten, es sei denn, ein Streit oder eine Beschwerde ist offen. Bei einem abgelehnten Fall bewahren wir nur Unternehmensdaten auf, mit einer jährlichen Prüfung, und den Schuldner nur als Hash mit Schlüssel, 5 Jahre nach dem letzten Abgleich.

6. Ihre Rechte

Sie können uns um Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten bitten sowie um Datenübertragbarkeit oder Widerruf einer erteilten Einwilligung. Schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist von vier Wochen.

Sind Sie der Meinung, dass wir Ihre Daten nicht korrekt verarbeiten, können Sie sich bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) beschweren.

7. Gemeinsame Verantwortlichkeit

Wenn wir Sie im Auftrag eines Unternehmens wegen einer offenen Rechnung kontaktieren, sind ENCAS und der Gläubiger gemeinsam für Ihre Daten verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Der Gläubiger bestimmt, welche Rechnung verfolgt wird, und übermittelt Ihre geschäftlichen Kontaktdaten. ENCAS bestimmt, wie Sie kontaktiert werden, und führt das Verfahren durch, auch mit KI-unterstützten Nachrichten und Anrufen. ENCAS ist Ihre Anlaufstelle für alle Datenschutzfragen und Anträge: [email protected]. Sie können sich auch an den Gläubiger wenden.

8. KI

Cas ist ein KI-System. Nachrichten von Cas werden mit KI verfasst, und wenn Cas Sie anruft, sprechen Sie mit einer KI-Stimme. Das sagen wir zu Beginn jedes Gesprächs. Sie können jederzeit eine Person oder nur schriftlichen Kontakt verlangen. Entscheidungen über Ihre Akte trifft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, nicht die KI allein. (Art. 50, Verordnung (EU) 2024/1689.)

9. Aufzeichnung von Gesprächen

Telefongespräche mit Cas werden aufgezeichnet. Wir tun das, um festzuhalten, was vereinbart wurde (zum Beispiel eine Zahlungsvereinbarung), um zu prüfen, was die KI gesagt hat, und um Beschwerden und Streitigkeiten ordnungsgemäß zu behandeln. Grundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Zu Beginn jedes Gesprächs sagen wir, dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Wenn Sie das nicht möchten, sagen Sie es: wir beenden die Aufzeichnung oder wechseln zum schriftlichen Kontakt. Wir rufen Sie höchstens 3 Mal pro Woche an. Aktuelle Regelung: Aufzeichnungen und Transkripte ereignisloser Gespräche löschen wir nach 3 Monaten, es sei denn, ein Streit oder eine Beschwerde ist offen.

Hinweis zu Beginn jedes Gesprächs: "Guten Tag, hier ist Cas, der KI-Assistent von ENCAS, im Auftrag von [Gläubiger], wegen einer offenen Rechnung von [Unternehmen]. Dieses Gespräch wird aufgezeichnet, damit wir festhalten können, was wir vereinbaren. Möchten Sie lieber eine Person sprechen, nicht aufgezeichnet werden oder nur schriftlich kontaktiert werden? Sagen Sie es einfach. Mehr Informationen: encas.ai/privacy."

10. Übermittlung nach Hongkong

Ihre Daten werden bei unserem Host in der EU gespeichert und von diesem Host verschlüsselt. Jede Einsicht in eine Akte oder ein Dokument wird protokolliert. Das Archiv einer abgeschlossenen Akte ist für Hongkong standardmäßig geschlossen. Für Hongkong gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss. Das gewählte Instrument sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Beschluss (EU) 2021/914), Modul 1. Eine Kopie erhalten Sie über [email protected]. Dienstleister in den USA setzen wir auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder von Standardvertragsklauseln ein.

11. Aufbewahrung

Die Aufbewahrungsfristen und Löschregeln sind oben in Abschnitt 5 beschrieben.