Déclaration de confidentialité

1. Qui est responsable ?

ENCAS est un nom commercial de Lifecycle Innovations Limited, Hong Kong (Companies Registry n° 76545088), Unit 4005, 40/F, Singga Commercial Centre, 144-151 Connaught Road West, Sai Ying Pun, Hong Kong. Questions de confidentialité : [email protected]. Pour les comptes et les journaux techniques de ce site, ENCAS est le responsable du traitement.

2. Quelles données traitons-nous ?

• Données de compte et d'authentification : nom, adresse e-mail, identifiants de connexion, sessions et événements de sécurité (tels que les tentatives de connexion) lorsque vous créez un compte ou vous connectez.
• Journaux techniques du serveur : adresse IP, type de navigateur ou d'appareil, pages demandées et horodatages, traités automatiquement pour fournir et sécuriser le site.

Nous n'utilisons ni cookies marketing ni traceurs, et aucun outil d'analyse. Le seul usage de cookies est fonctionnel : maintenir votre session après connexion.

3. À quelles fins et sur quelle base ?

• Comptes et accès : création et sécurisation de votre compte (base : exécution d'un contrat ou votre consentement lors de l'inscription).
• Disponibilité et sécurité du site : journaux techniques (base : intérêt légitime — un site sûr et stable).

4. Prestataires de services (sous-traitants)

• Cloudflare — hébergement et diffusion de ce site, y compris les journaux techniques pour la sécurité et la disponibilité.
• Clerk — authentification : données de compte, sessions et événements de sécurité, uniquement pour la connexion.

Des accords de sous-traitance ont été conclus avec ces parties ou le seront avant qu'elles traitent des données. Nous ajoutons les nouveaux sous-traitants à cette liste.

5. Durées de conservation

Nous conservons les données de compte tant que votre compte existe, puis uniquement lorsque la loi nous y oblige. Les journaux techniques ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire pour la sécurité et la stabilité. Nous conservons le dossier complet pendant 5 ans après la clôture. Nous le réduisons ensuite aux pièces financières, que nous conservons jusqu'à la 7e année (archives UE). Nous supprimons les enregistrements et les transcriptions des appels sans incident après 3 mois, sauf si un litige ou une réclamation est ouvert. Pour un dossier refusé, nous ne conservons que les données de l'entreprise, avec un réexamen annuel, et le débiteur uniquement sous la forme d'un hash avec clé, pendant 5 ans après le dernier rapprochement.

6. Vos droits

Vous pouvez nous demander l'accès, la rectification, l'effacement ou la limitation de vos données personnelles, ainsi que la portabilité ou le retrait du consentement donné. Écrivez à [email protected]. Nous répondons dans le délai légal de quatre semaines.

Si vous estimez que nous ne traitons pas correctement vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens).

7. Responsables conjoints

Si nous vous contactons pour le compte d'une entreprise au sujet d'une facture impayée, ENCAS et le créancier sont conjointement responsables de vos données (art. 26 RGPD). Le créancier décide quelle facture est suivie et fournit vos coordonnées professionnelles. ENCAS décide comment vous êtes contacté et mène le processus, y compris les messages et appels assistés par IA. ENCAS est votre point de contact pour toutes les questions et demandes relatives à la vie privée : [email protected]. Vous pouvez aussi contacter le créancier.

8. IA

Cas est un système d'IA. Les messages de Cas sont rédigés avec l'IA, et si Cas vous appelle, vous parlez à une voix d'IA. Nous le disons au début de chaque appel. Vous pouvez toujours demander une personne ou un contact uniquement écrit. Les décisions sur votre dossier sont prises par un membre du personnel, pas par l'IA seule. (Art. 50, règlement (UE) 2024/1689.)

9. Enregistrement des appels

Les appels téléphoniques avec Cas sont enregistrés. Nous le faisons pour garder une trace de ce qui a été convenu (par exemple un arrangement de paiement), pour vérifier ce que l'IA a dit, et pour traiter correctement les réclamations et les litiges. Base : intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f, du RGPD). Au début de chaque appel, nous disons que l'appel est enregistré. Si vous ne le souhaitez pas, dites-le : nous arrêtons l'enregistrement ou passons au contact écrit. Nous vous appelons au plus 3 fois par semaine. Politique actuelle : nous supprimons les enregistrements et les transcriptions des appels sans incident après 3 mois, sauf si un litige ou une réclamation est ouvert.

Mention au début de chaque appel : "Bonjour, ici Cas, l'assistant IA d'ENCAS, pour le compte de [créancier], au sujet d'une facture impayée de [entreprise]. Cet appel est enregistré afin de garder une trace de ce que nous convenons. Si vous préférez parler à une personne, ne pas être enregistré, ou n'être contacté que par écrit, dites-le. Plus d'informations : encas.ai/privacy."

10. Transfert vers Hong Kong

Vos données sont stockées chez notre hébergeur dans l'UE et chiffrées par cet hébergeur. Chaque consultation d'un dossier ou d'un document est journalisée. L'archive d'un dossier clos est fermée à Hong Kong par défaut. Il n'existe pas de décision d'adéquation pour Hong Kong. Le mécanisme choisi repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision (UE) 2021/914), module 1. Demandez une copie à [email protected]. Les prestataires aux États-Unis sont utilisés sur la base du cadre de protection des données UE-États-Unis ou de clauses contractuelles types.

11. Conservation

Les durées de conservation et les règles de suppression sont décrites au point 5 ci-dessus.