Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

ENCAS is een handelsnaam van Lifecycle Innovations Limited, Hongkong (Companies Registry nr. 76545088), Unit 4005, 40/F, Singga Commercial Centre, 144-151 Connaught Road West, Sai Ying Pun, Hongkong. Vragen over privacy: [email protected]. Voor accounts en technische logs op deze website is ENCAS verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Account- en authenticatiegegevens: naam, e-mailadres, inloggegevens, sessies en beveiligingsgebeurtenissen (zoals inlogpogingen) als je een account aanmaakt of inlogt.
• Technische serverlogs: IP-adres, browser- of apparaattype, opgevraagde pagina's en tijdstempels, automatisch verwerkt om de site te leveren en te beveiligen.

Wij plaatsen geen marketing- of trackingcookies en draaien geen analysetools. Het enige cookiegebruik is functioneel: het bewaken van je sessie na het inloggen.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

• Accounts en toegang: het maken en beveiligen van je account (grondslag: uitvoering van een overeenkomst dan wel je toestemming bij registratie).
• Beschikbaarheid en beveiliging van de site: technische logs (grondslag: gerechtvaardigd belang — een veilige en stabiele website).

4. Dienstverleners (verwerkers)

• Cloudflare — hosting en uitlevering van deze site, inclusief technische loggegevens voor beveiliging en beschikbaarheid.
• Clerk — authenticatie: accountgegevens, sessies en beveiligingsgebeurtenissen, uitsluitend voor het inloggen.

Met deze partijen zijn verwerkersafspraken gesloten of worden die gesloten voordat zij gegevens verwerken. Nieuwe verwerkers voegen wij aan deze lijst toe.

5. Bewaartermijnen

Accountgegevens bewaren wij zolang je account bestaat en daarna alleen wettelijk verplicht. Technische logs bewaren wij niet langer dan nodig voor beveiliging en stabiliteit. Het volledige zaakdossier bewaren wij 5 jaar na afsluiting. Daarna brengen wij het terug tot de financiële gegevens, en die bewaren wij tot het zevende jaar (EU-archief). Gespreksopnamen en transcripties van gesprekken zonder bijzonderheden wissen wij na 3 maanden, tenzij een geschil of klacht openstaat. Bij een geweigerde zaak bewaren wij alleen bedrijfsgegevens, met een jaarlijkse toets. Van de debiteur bewaren wij dan alleen een hash met sleutel, 5 jaar na de laatste match.

6. Je rechten

Je kunt ons verzoeken tot inzage, rectificatie, wissing of beperking van je persoonsgegevens, en overdracht of intrekking van gegeven toestemming. Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van vier weken.

Denk je dat wij niet correct met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid

Als u namens een bedrijf contact met ons hebt over een openstaande factuur, zijn ENCAS en de schuldeiser samen verantwoordelijk voor uw gegevens (art. 26 AVG). De schuldeiser bepaalt welke factuur wordt opgevolgd en geeft uw zakelijke contactgegevens door. ENCAS bepaalt hoe u wordt benaderd en voert het proces uit, ook met AI-ondersteunde berichten en gesprekken. ENCAS is uw aanspreekpunt voor alle privacyvragen en verzoeken: [email protected]. U kunt ook bij de schuldeiser terecht.

8. AI

Cas is een AI-systeem. Berichten van Cas worden met AI opgesteld, en als Cas u belt, spreekt u met een AI-stem. Dat zeggen wij aan het begin van elk gesprek. U kunt altijd vragen om een medewerker of om alleen schriftelijk contact. Beslissingen over uw dossier neemt een medewerker, niet alleen de AI. (Art. 50 AI-verordening, Verordening (EU) 2024/1689.)

9. Opname van gesprekken

Telefoongesprekken met Cas worden opgenomen. Wij doen dat om vast te leggen wat is afgesproken (bijvoorbeeld een betalingsregeling), om te controleren wat de AI heeft gezegd, en om klachten en geschillen goed te kunnen behandelen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG). Aan het begin van elk gesprek zeggen wij dat het gesprek wordt opgenomen. Wilt u dat niet, zeg het dan: wij stoppen de opname of gaan over op schriftelijk contact. Wij bellen u hooguit 3 keer per week. Huidig beleid: gespreksopnamen en transcripties van gesprekken zonder bijzonderheden wissen wij na 3 maanden, tenzij een geschil of klacht openstaat.

Melding aan het begin van elk gesprek: "Goedemiddag, u spreekt met Cas, de AI-assistent van ENCAS, namens [schuldeiser], over een openstaande factuur van [bedrijf]. Dit gesprek wordt opgenomen, zodat we kunnen vastleggen wat we afspreken. Wilt u liever een medewerker spreken, niet opgenomen worden of alleen schriftelijk contact? Zeg het gerust. Meer informatie: encas.ai/privacy."

10. Doorgifte naar Hongkong

Uw gegevens worden bij onze host in de EU opgeslagen en door die host versleuteld. Elke inzage in een zaak of een document wordt vastgelegd. Het archief van een afgesloten zaak is standaard niet toegankelijk vanuit Hongkong. Voor Hongkong bestaat geen adequaatheidsbesluit. De gekozen waarborg is de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Besluit (EU) 2021/914), module 1. Een kopie vraagt u op via [email protected]. Dienstverleners in de VS gebruiken wij op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

11. Bewaren

De bewaartermijnen en verwijderregels staan in hoofdstuk 5 hierboven.